種類別一覧！オフィスのコストを削減する方法/アイデアを具体例込で紹介

新型コロナウイルス感染症の拡大以降、オフィスの使い方やコスト削減で悩んでいる企業経営者が増えています。非対面を前提とした業務に移行してオフィス機能を最小化するか、リアルな場の重要性を再認識してオフィス機能の見直しを図るかで、コスト削減策は大きく異なるでしょう。

この記事では、オフィスのコスト削減方法や手順について解説します。

オフィスにおける削減可能なコストとアイデア5選

オフィスにおいて発生するコストは、オフィスを維持するための賃料やインフラのほか、業務に使用する備品や消耗品、人に対して発生するコストなどさまざまです。

ここでは、コスト削減が可能な項目とそれぞれの削減アイデアをご紹介します。

オフィスの賃料コスト

オフィスの賃料としてかかるコストは、主に賃料と共益費です。金額は立地や建物、専有面積によって変動します。

オフィスの賃料は、一般的に売上総利益の10％から20％程度が適切とされています。この基準を上回っている場合、オフィスを規模縮小する、あるいは賃料の安いエリアに移転するなどしてコストの削減を図るとよいでしょう。

また、オーナーと賃料の値下げ交渉を行うことも可能です。新型コロナウイルス感染症拡大に起因するリモートワークの定着によって、オフィスを取り巻く環境は大きく変わりました。賃料は下がらないという固定観念を捨て、時代変化を背景に交渉してみることも1つの手段といえます。

インフラ関連のコスト

オフィスの電気代や水道代といったインフラ関連のエネルギーコストも、負担になりやすい経費です。電気代の負担は特に大きく、オフィスが広いほど基本料金が高くなります。

普段から従業員に節水や節電を呼び掛けたり、照明を消費電力の小さなLEDに変更する、エアコンを常時稼働させてランニングコストを下げるなどの工夫が考えられます。また、消費電力を抑えたエコ製品の導入も効果的です。

オフィス備品・消耗品のコスト

備品・消耗品に関するコストの例としては、以下が挙げられます。

・コピー機・プリンター・FAXなどOA機器の購入にかかる経費
・紙やファイルフォルダーのような消耗品の購入費

消耗品の購入費は、1個あたりのコストは小さいものの、総額で見ると決して無視できない金額になりやすいといえます。ペーパーレス化を推進して、紙の消耗費を抑えることがおすすめです。

また、OA機器はレンタルやリースを用いると、コピー費全体で見たときのコスト削減が期待できるでしょう。

ITコスト

ITコストとは、以下のコストを総称したものです。

・業務に使うパソコンやタブレット端末などのハードウェア費
・オフィスソフトやセキュリティソフトなどのソフトウェア費
・Webサービスの利用コスト

ITコストは、固定電話をIP電話やクラウドに移行したり、機材のリースやレンタルを利用することで、初期費用を抑えられます。

また、業務に使うスマートフォンの通信費用を見直すことも有効です。契約するキャリアやプランを変更することでコスト削減につながる可能性があります。

オペレーションに必要なコスト

オペレーションコストは、人件費や物流・交通費、通信費など、オフィスにおいて企業活動を実際に運営する際に発生する費用です。これらの運用コストは、業務の効率化を推進することで削減できる可能性があります。

具体的には、以下のような効率化策が考えられます。

・チャットボットによる自動返信機能をもつシステムの導入
・バックオフィス業務を可能な範囲内でアウトソーシングする　など

また、経理業務にインターネットバンキングを活用すると、振込手数料や管理のコストの削減だけでなく、ペーパーレス化にもつなげられます。

見直し！オフィスのコスト削減における手順

オフィスの見直しとコスト削減との両立のためには、想定されるオフィスの具体的な構成要素が不可欠です。オフィス機能の見直しを充分検討したうえで取り組みましょう。

ここからは、オフィスの構成要素を見直したうえでコスト削減を実施する手順について解説します。

自社におけるオフィスの存在意義を再定義する

オフィスの存在意義を改めて確認し、自社における今後のオフィスの形を明確に再定義します。そのためには、目標設定と現状の洗い出しを行ったうえで、新しいオフィスのコンセプトを立案するとよいでしょう。

オフィスの存在意義の例として、リアルでのコミュニケーションや会議の重要性が考えられます。ただしこの場合、すべての業務をオフィスで行う必要はありません。テレワークとオフィス活用の両立によるハイブリッドワークを行うことでも、コミュニケーションや会議の時間は確保できます。

このように、デザインの見直しを行う過程でコスト削減策を策定することが可能です。

再定義した内容に沿ったオフィスを考える

再定義した内容に従い、オフィスに求められるスペースの確保や、必要なツールの導入について予算や工期を見積もります。

オフィスの再定義がしっかりしていれば、盛り込むコスト削減のアイデアや必要なツールの選別にもつながります。コスト削減にのみ注力するのではなく、再定義したオフィスを可能な限り効率化するという視点で臨むことがポイントです。

最適化したコストを維持する

コスト削減においては、最適化したコストの維持も重要です。

必要なコストは企業や業務内容によって異なります。そのため、自社の事業内容に合わせたコストの削減を行うことで、無理なく適正なコストを維持できます。

また、適正なコスト維持のためには、事前にシミュレーションを行い、コスト削減のためのルール策定を進めて従業員に徹底しておくことも有効です。

コスト削減施策の外注も視野に入れる

オフィスにおけるさまざまな業務をインハウスでなくアウトソーシングすることでも、コスト削減につながる可能性があります。

また、コスト削減策自体をアウトソーシングする方法も考えられるでしょう。具体的には、オフィスにおけるコストの見直しを専門業者に依頼し、プロの視点でコスト削減の策定を依頼します。

オフィス業務の将来像と現状の課題をふまえ、専門業者に依頼することでコストカットの実現が期待できます。

オフィスのコスト削減まとめ

新型コロナウイルス感染症の拡大は、私たちの仕事のあり方や働き方にまで変革を及ぼすほど大きな影響を与えました。一方で、業務の見直しや電子化・テレワークの定着など、働き方改革における強力な後押しにもつながっています。

オフィス業務の見直しと再定義もまた、こうした改革の一環です。過去の慣例にとらわれず、自社にとってのオフィス業務の意義や目的を再確認し、コスト削減策を成功させましょう。

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